REGLAMENTO DE PARTICIPACIÓN PARA EXPOSITORES TERCERA EDICION NOVIEMBRE 2014
REGLAMENTO DE PARTICIPACIÓN PARA EXPOSITORES
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Montaje, instalación, mantenimiento, desmontaje y seguridad |
3.1 Los EXPOSITORES que acuerden con Chilehalal & Halal Food International realizar por su propia cuenta el montaje de su STAND, deberán enviar el diseño de este, junto con su póliza de seguro para la aprobación de Chilehalal & Halal Food International antes del 20 de octubre, con las medidas de toda la estructura y los datos de la empresa responsable del montaje.
3.2 Es obligación de cada EXPOSITOR dar a conocer el presente reglamento de manera oportuna a la empresa encargada del diseño de su STAND para que esta lo tome en cuenta en la elaboración y en el montaje del STAND.
3.3 El ingreso para el montaje al Hotel Intercontinental de Santiago se podrá efectuar el domingo 16 de Noviembre a partir de las 19h00, día previos a la inauguración del EVENTO y en los horarios establecidos por Chilehalal & Halal Food International. Los EXPOSITORES que necesiten tiempo extraordinario para las operaciones de montaje deberán cubrir las cuotas y requisitos que exija para tal efecto la “Halal Expo Latino Americana”.
3.4 Chilehalal & Halal Food International establecerá los horarios y plazos de desmontaje al término del EVENTO. Los EXPOSITORES que necesiten tiempo extraordinario para las operaciones de desmontaje deberán cubrir las cuotas y requisitos que exija para tal efecto “Halal Expo Latino Americana”.
3.5 Queda prohibido a los EXPOSITORES llevar a cabo actividades de montaje y desmontaje durante los días del EVENTO.
3.6 A los EXPOSITORES que hayan contratado STAND equipado, se les permitirá el ingreso al Hotel Intercontinental de Santiago un día antes de la inauguración del EVENTO, de las 19:00 am a las 22:00 horas.
3.7 Chilehalal & Halal Food International podrá dejar sin efecto el derecho de uso del STAND que tiene el EXPOSITOR cuando este no se haya presentado a montar o instalar sus materiales en su STAND antes de las 08:00 horas del día 17 de Noviembre 2014 dí de la inauguración del EVENTO; lo anterior, sin derecho a reembolso a favor del EXPOSITOR.
3.8 Chilehalal & Halal Food International informará el día y la hora en la que el EXPOSITOR podrá ingresar a instalar el mobiliario, documentos o demás productos que presentará, exhibirá, mostrará, promocionará o venderá al público asistente al EVENTO, y será obligación del EXPOSITOR acatarlo. El EXPOSITOR deberá concluir la instalación del mobiliario, documentos o demás productos que presentará, exhibirá, mostrará, promocionará o venderá al público asistente al EVENTO, a más tardar a las 09:00 horas del 17 de Noviembre de 2014.
3.9 No podrán utilizarse para el montaje de los STANDS materiales como tablarroca, yeso o similares, ni se podrán realizar trabajos de carpintería, herrería, equipos neumáticos, soldadura u otros que afecten la ambientación general de las instalaciones del Hotel Intercontinental de Santiago.
3.10 Salvo lo señalado en el presente documento, no está permitido fijar (amarrar, clavar, atornillar, perforar, pegar, etcétera) ningún objeto en las columnas, pisos, muros o plafones del Hotel Intercontinental de Santiago; tampoco estará permitido abrir los centros de carga o las cajas de contactos, así como ingresar automóviles, góndolas u otros medios de transporte que puedan dañar el alfombrado. Cualquier daño que se ocasione por el incumplimiento de las disposiciones antes señaladas, deberá ser cubierto por el EXPOSITOR responsable conforme lo determine Chilehalal & Halal Food International. No se permiten anuncios luminosos, salvo que el EXPOSITOR cubra los requisitos de seguridad establecidos por el Hotel Intercontinental y que no estén al alcance del público.
3.11 Además de las disposiciones del punto 3.10, el EXPOSITOR del Área Internacional deberá tener especial cuidado de la alfombra, únicamente está permitido el ingreso de plataformas de carga propiedad del recinto, y no está permitida la construcción de stands, únicamente se podrán ejecutar maniobras de ensamblaje. Todo daño ocasionado a la alfombra tendrá una sanción económica que determinará el Hotel Intercontinental.
3.12 Es obligación de cada EXPOSITOR elaborar un inventario del mobiliario que introduzca al Hotel Intercontinental de Santiago para su STAND, correspondiente que deberá entregar al personal de seguridad a su llegada, este será firmado de recibido por dicho personal, con el fin de dejar constancia para todos los efectos legales correspondientes. Este inventario se tendrá que actualizar cada vez que se introduzcan bienes adicionales y servirá para poder retirar del Hotel Intercontinental de Santiago la totalidad de los bienes.
3.13 Las medidas de seguridad y vigilancia dispuestas por Chilehalal & Halal Food International tenderán a proteger, en la medida de lo posible, a las personas dentro del Hotel Intercontinental de Santiago. No obstante la seguridad y vigilancia que Chilehalal & Halal Food International establecerá, los EXPOSITORES serán los custodios y depositarios de sus bienes, ubicados en los STANDS, por lo que en caso de daño, destrucción o pérdida de ellos, liberan de cualquier responsabilidad a Chilehalal & Halal Food International.
3.14 Chilehalal & Halal Food International no se hace responsable por la pérdida o daños a los materiales depositados en esta bodega. Los documentos o productos que no sean retirados a más tardar el lunes 18 de Noviembre de 2014 a las 20h00 serán donados a instituciones o destruidos. Para hacer uso de la bodega la editorial deberá entregar al responsable de la misma, una carta incluyendo los nombres de las personas autorizadas para ingresar y retirar materiales.
3.15 Los EXPOSITORES deberán contratar el o los seguros que amparen los siguientes conceptos:
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Robo o destrucción de sus bienes
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Lesiones o muerte del personal que presta servicios a su favor (contratado directa o indirectamente por el EXPOSITOR)
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Daño o destrucción de los bienes de terceros, por causa imputable al EXPOSITOR
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Lesión o muerte del personal que presta servicios en favor de terceros, por causa imputable al EXPOSITOR
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Daños a terceros y a la propiedad que pudieran ocasionarse por los EXPOSITORES
3.16 El EXPOSITOR será responsable de los daños y perjuicios que se ocasionen a terceros por su personal o sus bienes, lo anterior en los términos dispuestos por el Código Civil del Estado de Chile, en su caso, por el Código Penal del Estado de Chile.
3.17 Cada EXPOSITOR se responsabilizará de su personal y asumirá el carácter de patrón para todos los efectos legales correspondientes, con lo que desliga a Chilehalal & Halal Food international de cualquier conflicto que se suscite entre el EXPOSITOR y su personal.
3.18 Queda absolutamente prohibido introducir, utilizar o conservar en el STAND materiales o sustancias explosivas, altamente inflamables, combustibles, juegos pirotécnicos o cualquier sustancia peligrosa y análoga a las anteriores.
3.19 Se prohíbe a los EXPOSITORES y su personal introducir e ingerir dentro del STAND bebidas embriagantes, salvo en el caso de llevar a cabo algún coctel. Asimismo, queda prohibido presentarse en estado de ebriedad, fumar o consumir cualquier otra sustancia que altere sus facultades físicas o mentales.
3.20 Los materiales de embalaje o aquellos utilizados para el montaje del STAND, señalización, publicidad y otros similares, que no sean utilizados en la decoración del STAND o no sean parte del mobiliario instalado en este, no podrán conservarse en el STAND durante los días de exposición, salvo cuando por su tamaño no dificulten la circulación de personas, ni afecten la armonía visual del STAND y sus perímetros.
3.21 Al terminar el desmontaje, el EXPOSITOR está obligado a realizar la entrega del STAND y de los accesorios alquilados, en perfecto estado, al personal designado por Chilehalal & Halal Food International, para lo cual se deberá realizar el inventario correspondiente. Se considerará responsable al EXPOSITOR de cualquier daño, avería o pérdida que sufran los STANDS y los accesorios alquilados, en cuyo caso deberá restituir o pagar su valor antes de abandonar el Hotel Intercontinental de Santiago.
3.22 “Halal Expo Latino Americana” está autorizada para establecer, modificar y hacer cumplir reglas de uso y seguridad del Hotel Intercontinental de Santiago, razón por la cual Chilehalal & Halal Food International no es responsable de las medidas, restricciones o limitaciones que imponga dicha instancia en relación con el inmueble y su equipamiento, y, en consecuencia, el EXPOSITOR estará obligado a cumplir con dichas disposiciones.